Объединение ячеек. Работая в Excel, вы объединяете данные одной ячейки с данными других, получая таким образом большие ячейки, пользоваться которыми иногда удобнее. Операция объединения также удобна для создания красивого заголовка рабочего листа.

Используя одну ячейку вместо нескольких, вы намного быстрее измените шрифт и размер текста, а также цвет и стиль разделительных линий. Чтобы, объединив ячейки, создать заголовок, выполните следующее.

1. Введите текст заголовка в левый верхний диапазон ячейки, в которой он должен располагаться. Если заголовок состоит из нескольких строк, нажмите и введите очередную строчку.

2. Выделите диапазон ячеек, в котором должен располагаться заголовок.

3. Откройте меню Формат и выберите в нем Ячейки. Появится соответствующее диалоговое окно.

4. Щелкните на корешке вкладки Выравнивание

5. Установите флажок опции Объединение ячеек или выполните некоторые установки. Например, чтобы разместить текст в объединенной ячейке по центру (по вертикали), щелкните на стрелке выпадающего списка по вертикали и выберите в нем по центру.

6. Щелкните на кнопке ОК. Выделенные ячейки объединятся в одну, которую при необходимости можно быстро переформатировать.

Чтобы объединить выделенные ячейки, а затем отцентрировать их содержимое, выделите их, а затем щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре, расположенной на панели форматирования.

Удаление ячеек .Ранее вы узнали, как очистить содержимое и удалить формат выделенных ячеек. При этом вы удаляете не саму ячейку, а только ее содержимое. Но если при необходимости ячейка удаляется полностью, ее место заполняется соседними ячейками.

Чтобы удалить ячейки, выполните следующее.

1. Выделите нужный диапазон ячеек.

2. Откройте меню Правка и выберите Удалить. Появится диалоговое окно Удалить.

3. Выберите одну из опций: Удалить ячейки, со сдвигом влево или Удалить ячейки, со сдвигом вверх.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Вставка столбцов и строк. Строка или столбец вставляется в рабочий лист довольно просто.

1. Чтобы вставить один столбец или строку, выделите ячейку, слева от которой вставляется столбец или над которой вставляется строка. Чтобы вставить несколько строк или столбцов, выделите необходимое количество строк или столбцов. Если требуется вставить столбцы, то перетащите мышь вправо по заголовкам столбцов, если строк — двигайтесь вниз вдоль заголовков строк. Например, чтобы вставить три строки, выделите тоже три строки вниз от места вставки.

2. Откройте меню Вставка.

3. Выберите Строки или Столбцы. Строка(и) или столбец(ы) вставятся и соответственно сдвинут ранее расположенные данные. Вставленные столбцы и строки будут того же формата, что и выделенные в п. 1.

Контекстное меню. Существует более быстрый способ вставки столбцов или строк. Для этого сначала выделите необходимое количество строк (столбцов). Затем установите указатель мыши на одну из них и щелкните правой кнопкой. В контекстном меню выберите команду Добавить ячейки.

Удаление строк и столбцов

Процедура удаления столбцов и строк очень похожа на такую же для ячеек. Когда одна строка удаляется, расположенная под ней другая строка перемещается соответственно на ее место. При удалении столбца на его место перемещается соседний с ним правый столбец. Чтобы удалить строку или столбец, выполните следующее.

1. Выделите строки или столбцы, которые необходимо удалить. Чтобы одновременно выделить несколько строк или столбцов, нажмите кнопку мыши и перетащите указатель по их заголовкам.

2. Откройте меню Правка и выберите в нем команду Удалить. Выделенные строки или столбцы удалятся. Все ссылки в формулах и именах соответственно обновятся, если они не являются абсолютными.

Что такое формула

Формулы используются в таблицах, чтобы проводить вычисления по данным, занесенным в них. С помощью формул суммируются, вычитаются, умножаются и делятся числа, занесенные в различные ячейки.

Как правило, формула состоит из одного или нескольких адресов ячеек, значений и математи-ческих знаков, таких как + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление). Например, если вы хотите определить среднее арифметическое трех чисел, содержащихся в ячейках А1, В1 и С1, вам потребуется записать формулу:

=(А1+В1+С1)/3

Начните правильно. Каждая формула должна начинаться со знака равенства (=). На рисунке представлена таблица Excel, в отдельные ячейки которой занесены формулы. А в таблице перечислены все математические операции, применяемые в формулах.

Порядок выполнения операций

Вычисления в формулах выполняются в следующем порядке:

* возведение в степень и выражения в скобках;

* умножение и деление;

* сложение и вычитание.

Например, вычисления по формуле =C2+B8*4+D10 проводятся следующим образом. Сначала вычисляется В8*4, затем к этому значению прибавляется содержимое С2, а потом — D10. При написании формул следует учитывать порядок проводимых операций. Если вы не учтете порядок выпол-нения операций, то возникнут проблемы с получением правильного результата. Например, если для вычисления среднего арифметического вы введете формулу А1+В1+С1/3, то получите неверный ре-зультат, так как значение ячейки С1 сначала разделится на 3, а лишь затем сложится со значениями А1 и В1. Чтобы сначала просуммировать значения А1, В1 и С1, воспользуйтесь скобками: =(А1+В1+С1)/3.

Введение формул

Формула вводится двумя способами: непосредственно в выделенную ячейку или с помощью ссылки на ячейки путем их выбора. Чтобы ввести формулу, выполните следующее.

1. Выделите ячейку, в которой необходимо выводить результат вычислений.

2. Поставьте знак равенства (=).

3. Введите формулу. Она также появится и в строке формул.

4. Нажмите клавишу или щелкните на кнопке Enter (кнопка с изображением "галочки" в строке формул).

Неправильная формула. Если вы уже ввели формулу, а потом решили, что она вам не нужна, то воспользуйтесь кнопкой Отмена (кнопка Х в строке формул) или клавишей . Таким образом вы отмените ^ введенную ранее формулу.

Назовите ячейку. Если вы хотите использовать текущую ячейку в нескольких формулах, то для большего удобства их написания дайте ей какое-то имя (например, "Доход"), которые вы сможете использовать в формулах (например, =Доход+$12.50). Чтобы присвоить имя ячейке, воспользуйтесь командой Присвоить в подменю Имя меню Вставка, Чтобы ввести формулу со ссылками на ячейки, выполните следующее.

1. Выделите ячейку, в которую должен вводится результат вычислений.

2. Поставьте знак равенства (=).

3. Щелкните на ячейке, адрес которой должен появиться в формуле первым. Ее адрес также появится и в строке формул. Чтобы сослаться на ячейки других рабочих листов, перейдите на необходимый лист и выделите на нем нужную ячейку. Чтобы сослаться на ячейку, распо-ложенную в другой рабочей книге, просто откройте ее, перейдите на необходимый лист и выделите интересующую вас ячейку. Более того, вы можете ссылаться на ячейки книг, размещенных в Internet.

4. Введите математический знак необходимых вычислений. Он тоже появится в строке формул.

5. Щелкните на всех других интересующих вас ячейках и вводите знаки математических вычислений.

6. Нажмите , чтобы закрепить за ячейкой формулу, или , если вы хотите ее отменить.

Ошибка! Если в ячейке появится ERR, значит вы сделали одну из следующих ошибок: разделили на нуль; использовали пустую ячейку в качестве делителя; ссылались на пустую ячейку; удали-ли ячейку, содержимое которой используется при вычислениях, или ввели ссылку на ячейку, в кото-рой должен выводиться результат вычислений.

Поддержка различных языков. Работая в Excel , вы ссылаетесь на заголовки столбцов и строк, в которых находится необходимая ячейка. Например, если у вас на рабочем листе существуют строки с заголовками "Доходы", "Расходы" и "Прибыль", а заголовки каждого столбца соответствуют одному из месяцев, вы можете вводить подобные формулы: =Январь Прибыль+Февраль Прибыль или Доходы-Расходы.

Вычисления, проводимые без формул

Чтобы просуммировать содержимое какого-либо диапазона ячеек, нужно просто выделить их. Результат суммирования появится в строке состояния. Кроме того, вы можете получить общее и среднее количество выделенных ячеек, а также минимальное и максимальное значение величин, введенных в выделенные ячейки. Для этого расположите указатель мыши в строке состояния и щелкните правой кнопкой. В контекстном меню выберите необходимую опцию.

Строка состояния отсутствует! Если в окне Excel отсутствует Строка состояния, то откройте меню Вид и выберите в нем Строка состояния.

Отображение формул на экране

Как правило, формулы не отображаются в ячейках, где выводятся результаты проведенных по ним вычислений. Для того чтобы отобразить формулу, выделите необходимую ячейку. Формула появится в строке формул. Но иногда требуется отобразить все формулы, размещенные в ячейках листа. В этом случае выполните следующее.

1. Откройте меню Сервис и выберите в нем пункт Параметры.

2. Щелкните на корешке вкладки Вид.

3. В области Параметры окна установите флажок опции Формулы.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Быстрое отображение. Чтобы отобразить формулу, введенную в ячейку, используйте клавиатуру. Для этого установите табличный курсор в интересующей вас ячейке. Нажмите и одно-временно с ней клавишу <'> со знаком "тильда" (~) вверху (расположена слева от клавиши <1>). Что-бы отменить отображение формулы, снова нажмите .

Правка формул

Правка формул довольно проста. Для этого выполните следующее.

1. Выделите ячейку, формулу которой необходимо исправить.

2. Щелкните в строке формул или нажмите .

Быстрое редактирование. Чтобы исправить ошибки в данных ячейки, дважды щелкните на ней. В ячейке появится курсор. Выполните необходимые исправления

3. Для перемещения по тексту используйте клавиши <<-> и <—>>. Для удаления символа слева от курсора используйте клавишу , справа — . При необходимости вставляйте символы в текст.

4. После исправлений щелкните на кнопке Enter ("галочка" в левой части строки формул) или нажмите клавишу .

Исправить формулу можно и другим способом. Просто щелкните на кнопке Изменить формулу (знак равенства в строке формул). Строка формул расширится — в ней появится кнопка Помощник. Сделайте необходимые исправления и щелкните на кнопке ОК.

Копирование формул

При копировании формулы адреса ячеек, которые в нее входят, изменяются соответствующим образом. Например, если вы копируете формулу =С2+СЗ из ячейки С4 в D4, то формула принимает соответствующий вид для столбца D: =D2+D3. Таким образом вы имеете возможность копировать формулы сразу в несколько ячеек (например, для суммирования затрат, прибыли и т.п.).

Вы можете копировать формулы, используя команды Копировать и Вставить. Но есть и более быстрый способ:

1. Щелкните в ячейке, содержащей формулу для копирования, и не отпускайте кнопку мыши.

2. Нажмите клавишу , а затем перетащите границу ячейки в то место, куда вы хотите скопировать формулу.

3. Отпустите кнопку мыши. Формула скопируется в ячейке-приемнике.

Если вам необходимо скопировать формулу в целую группу соседних ячеек, поступите следующим образом:

1. Выделите ячейку с формулой, которую необходимо копировать.

2. Расположите указатель мыши на маркере заполнения.

3. Перетащите маркер заполнения таким образом, чтобы область выделения покрыла все ячейки, в которые нужно скопировать формулу.

Быстрое копирование. Для того чтобы ввести формулу в группу ячеек, сначала выделите ее. Затем введите формулу в первую ячейку группы и нажмите

Ошиблись? Если после копирования в формуле появилась ошибка, проверьте ссылки в ней. Детально об этом читайте в следующем разделе.

Абсолютные и относительные адреса ячеек

При копировании формул из одной ячейки в другую ссылки на ячейки в них изменяются соот-ветственно их новому расположению. Например, ячейка В11 содержит формулу =В5+В6+В7+В8+В9, по которой вычисляются расходы за январь. После копирования ее в ячейку С11, она изменится на =С5+С6+С7+С8+С9. Таким образом изменяются относительные адреса ячеек. Иногда при копирова-нии формул нужно, чтобы ссылки на ячейки не изменялись. В этом случае используются абсолютные адреса ячеек.

Абсолютная и относительная ссылки. Абсолютной называется ссылка, которая не изменяет-ся при копировании формулы в другую ячейку. Относительная ссылка соответственно изменяется при копировании. На рис. 15.1 формулы в ячейках В15, С15, D15, Е15, F15 и G15 содержат абсолют-ную ссылку на ячейку В 13, в которой указана величина расходов за первый и второй квартал. (По формулам в ячейках В15, С15, D15, Е15, F15 и G15 вычисления производятся следующим образом: сумма значений ячеек каждого столбца, указанная в строке 11, делится на значение, содержащееся в ячейке В13.) Если не использовать абсолютные ссылки при копировании формулы из В15 в С15, то формула изменится, и вы получите неправильный результат.

Чтобы ссылка на ячейку стала абсолютной, поставьте перед буквой и цифрой в адресе ячейки знак доллара ($). Например, формула в В15 будет иметь вид: =В11/$В$13 Вместо знака $ можно про-сто ввести адрес, а затем нажать .

Если в одной и той же формуле одновременно используются абсолютные и относительные ссылки, они называются смешанными. Например, ссылка на столбец может быть абсолютной, а на строку — относительной, как в формуле =$А2/2. Если вы введете данную формулу в ячейку С2, а потом скопируете ее в D10, она преобразуется в $А10/2. При этом ссылка на номер строки изменится, а столбца — нет.

Изменение опций вычислений

Каждый раз, когда вы вводите новое значение в какую-либо ячейку, проводится полный пере-счет по всем формулам, содержащимся на рабочем листе. Но, возможно, вы не хотите, чтобы пере-счет производился до тех пор, пока вы не введете все необходимые изменения. Поэтому он будет проводиться только один раз, позволяя вам значительно экономить время, — это особенно сущест-венно, если вы работаете с большим листом, который содержит большое количество формул. Чтобы изменить режим пересчета, выполните следующее.

1. Откройте меню Сервис и выберите пункт Параметры.

2. Щелкните на корешке вкладки Вычисления.

3. Выберите одну из опций.

Автоматически. Эта опция устанавливается по умолчанию. Вычисления проводятся после каждого изменения в ячейке.

Автоматически, кроме таблиц. Пересчет происходит автоматически, но это не касается таблиц данных (баз данных).

Вручную. Пересчет проводится только по указанию пользователя. Для этого нажмите или в меню Сервис выберите пункт Параметры и на вкладке Вычисления щелкните на кнопке Вычислить (F9). Щелкните на кнопке ОК.